Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen
26. Juli 2024
Vorschläge müssen bis zum 30. August 2024 um 16:00 Uhr eingereicht werden
PPACG 15 South 7th Street, Colorado Springs, CO 80905
(719) 471-7080 Hauptnummer / (719) 471-1226 Fax
www.ppacg.org / wmast@ppacg.org
I. Zusammenfassung
Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen (PPACG) fordert Verkehrsdatenserviceunternehmen auf, Vorschläge zur Bereitstellung einer Lösung für PPACG und lokale Regierungsmitarbeiter zur Erfassung, Analyse und Visualisierung einer Vielzahl von Verkehrsdatenmetriken, einschließlich Verkehrszählungen, Durchschnittsgeschwindigkeit, Ursprungs-Ziel-Daten, durchschnittliche Reisezeiten, Staukennzahlen und gewerbliche Fahrzeugmetriken, einzureichen. Die Daten werden von PPACG-Mitarbeitern und beauftragten Beratern verwendet, um das regionale Verkehrsmodell (TDM) zu aktualisieren und zu validieren. Sie werden auch von PPACG und den Mitarbeitern der Mitgliedsregierungen verwendet, um Entscheidungen zur Verkehrsplanung und Projektauswahl zu unterstützen. Der ausgewählte Datenservice wird durch Mittel des Surface Transportation Block Grant (STBG) Programms mit einem Höchstbetrag von 290.000 US-Dollar gesichert. Der lokale Anteil wird gemeinsam von der Stadt Colorado Springs und El Paso County bereitgestellt und jährlich für bis zu drei Jahre verlängert, falls PPACG dies beschließt.
Der Projektzeitplan lautet:
- Veröffentlichung der Ausschreibung: 26. Juli 2024
- Frist für Anfragen: 23. August 2024
- Einsendeschluss für Vorschläge: 30. August 2024
- Auswahl des Beraters: 20. September 2024
- Auftragserteilung (geschätzt): Vor dem 1. Januar 2025
- Vertragsbeginn: 1. Januar 2025
- Vertragsende (wenn nicht verlängert): 31. Dezember 2025
Vorschläge müssen bis Montag, den 30. August 2024 um 16:00 Uhr im PPACG-Büro eingereicht werden. Wenn eine der Einreichungsanforderungen nicht erfüllt wird, kann der Vorschlag möglicherweise nicht berücksichtigt werden.
Fragen zu dieser Ausschreibung sind an William Mast, GIS-Administrator und Modellierungsleiter, PPACG, unter (719) 471-7080 x109 oder wmast@ppacg.org zu richten. PPACG wird eine Liste von Fragen und Antworten auf der PPACG-Transportwebsite (www.ppacg.org) für Beraterinformationen führen. Fragen werden bis zum 23. August 2024 angenommen, um sicherzustellen, dass alle Parteien ausreichend Zeit haben, die Antworten vor Ablauf der Einreichungsfrist zu überprüfen. Unter keinen Umständen werden Vorschläge akzeptiert, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden.
Alle Korrespondenz sollte gesendet werden an:
William Mast: wmast@ppacg.org
oder
Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen
z. Hd. William Mast
15 South 7th Street
Colorado Springs, CO 80905
Einreichungen sollten im Betreff oder auf dem Umschlag mit “Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen: PPACG Regionaler Verkehrsdatenservice” gekennzeichnet sein. Vorschläge, die per E-Mail oder Post eingereicht werden, gelten erst dann als eingegangen, wenn eine Bestätigung durch die PPACG-Transportmitarbeiter gesendet wurde.
II. Hintergrund von PPACG
Die Region Pikes Peak
Das städtische Gebiet von Colorado Springs ist das zweitgrößte Ballungsgebiet im Bundesstaat Colorado. Es liegt 60 Meilen südlich von Denver und umfasst die Städte Colorado Springs, Fountain, Manitou Springs und Woodland Park; die Gemeinden Green Mountain Falls, Monument und Palmer Lake; und die Bezirke El Paso und Teller (Abbildung 1). Das Metropolitan Statistical Area von Colorado Springs hat eine geschätzte Bevölkerung von 755.105 (2020) und wird voraussichtlich bis 2050 über eine Million Menschen erreichen.
Die MPO
Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen (PPACG) ist die vom Bund anerkannte Metropolitan Planning Organization (MPO) für das städtische Gebiet von Colorado Springs. PPACG wurde 1967 nach dem Gesetz von Colorado gegründet und ist eine freiwillige Organisation von Stadt- und Kreisregierungen, die eine regionale Gemeinschaft bedient. Seit seiner Gründung arbeitet PPACG daran, sicherzustellen, dass alle Gemeinschaften – groß und klein – ein Forum haben, um Fragen zu diskutieren, die ihre politischen Grenzen überschreiten, gemeinsame Chancen und Herausforderungen zu identifizieren und kollaborative Strategien für Maßnahmen zu entwickeln. Der Verwaltungsrat von PPACG, der 16 lokale und Kreisregierungen repräsentiert, leitet die MPO.
Abbildung 1 – Grenzen der Metropolitan Planning Organization von Colorado Springs
III. Leistungsbeschreibung
Einführung
Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen (PPACG) hat mehrere Planungsrollen in der Region. Insbesondere als Metropolitan Planning Organization (MPO) ist PPACG verpflichtet, einen bundesrechtskonformen, leistungsbasierten Planungsprozess für die Entwicklung eines regionalen langfristigen Verkehrsplans (LRTP) sowie eines regionalen Transportverbesserungsprogramms durchzuführen.
Regionale Verkehrsdaten werden in verschiedenen Aufgaben des PPACG-Einheitlichen Planungsarbeitsprogramms (UPWP) unterstützt (Arbeitselement 611 Text unten*), wie z. B. Stauprognosen, Title VI-Analysen, Sicherheits- und Unfallanalysen sowie Leistungskennzahlen.
PPACG benötigt einen Verkehrsdatenservice für das MPO-Gebiet und den Rest der Bezirke El Paso und Teller. Eine Abdeckung für den angrenzenden Park County ist erwünscht, aber nicht erforderlich. Der Service sollte es sowohl PPACG als auch den Mitarbeitern der lokalen Mitgliedsregierungen ermöglichen, die Daten für ihre eigenen Verkehrsplanungsprojekte zu nutzen.
Der Verkehrsdatenservice muss in der Lage sein, verwandte GIS-Daten, die von PPACG-Mitarbeitern gepflegt werden, wie die Transportanalysezonen (TAZs) und Straßenverbindungsnetzwerke des regionalen Verkehrsmodells, sowie GIS-Daten der Mitgliedsregierungen, wie deren Straßenmittenlinien oder Unterteilungspolygone, zu integrieren. Der Service sollte alle erforderlichen Spezifikationen und Funktionen in den Abschnitten “Erforderliche Fähigkeiten” und “Angeforderte Dienstleistungen” unten enthalten, um sicherzustellen, dass die von PPACG und den Mitgliedsregierungen produzierten Daten, Dokumente, Pläne und Studien so genau wie möglich sind und allen bundes-, staats- und regionalen Datenschutzanforderungen entsprechen.
Erforderliche Fähigkeiten
Der bevorzugte Service sollte über folgende Fähigkeiten verfügen:
- Benutzerdefinierte, benutzerdefinierte Zonen und/oder Straßenabschnitte zur Analyse verwenden
- Aktuelle und historische durchschnittliche tägliche Verkehrszählungen (AADT) bereitstellen
- Ursprungs-Ziel-Analysen zwischen Zonen durchführen und die für die Reise verwendeten Routen identifizieren
- Abbiegebewegungszählungen bereitstellen
- Fahrzeugkilometer und Fahrzeugstunden für eine bestimmte Route oder Zone aus den Daten berechnen
- Staukennzahlen, wie Fahrzeugstunden Verzögerung entlang einer Route für einen bestimmten Zeitraum, bereitstellen
- Verwandte demografische Daten zusammen mit den Reisedaten integrieren, um bei der Title VI-Analyse zu helfen
- Gewerblichen Lkw-Verkehr vom Pkw-Verkehr unterscheiden
- Daten in 15-Minuten-Intervallen über den Tag verteilt bereitstellen
Angeforderte Dienstleistungen
PPACG benötigt ein Unternehmen mit den technischen Fähigkeiten, um Folgendes bereitzustellen:
- Online-Software als Dienst (SaaS), die keine lokale Installation erfordert, um auf die verfügbaren Verkehrsdaten und Analyseprodukte zuzugreifen, sie zu analysieren und herunterzuladen
- Separate Konten/Logins für Mitarbeiter von PPACG und allen 16 regionalen Mitgliedsregierungen
- Einen Service, der die einzigartigen Zonen und Analyseergebnisse für alle verschiedenen Benutzer speichert und kategorisiert
- Unterstützung für Berater und Auftragnehmer, die von PPACG oder Mitgliedsregierungen beauftragt wurden, den Service in deren Auftrag zu nutzen
- Einen schriftlichen Bericht über die Methoden zur Datenerfassung und -überprüfung, der die Sicherheit und Zuverlässigkeit der bereitgestellten Daten darlegt
- Schulungen für PPACG- und lokale Regierungsmitarbeiter zur effektiven Nutzung des Dienstes
Zeitrahmen
Der Mindestzeitraum für den Vertrag beträgt ein Jahr vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025 und sollte eine Option für PPACG beinhalten, den Vertrag um bis zu zwei weitere Jahre zu verlängern, wenn es dies wünscht, für einen maximalen Vertragszeitraum von drei Jahren vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.
Einheitliches Planungsarbeitsprogramm (UPWP) Arbeitselement 611 – Datenentwicklung und Informationsmanagement:
Das Arbeitselement 611 unterhält und erweitert das geografische Informationssystem (GIS) für die Verkehrsplanung, das Verkehrs-, sozioökonomische, Umwelt- und Landnutzungsdaten umfasst. Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie statistische Analysen für eine Vielzahl von verkehrsplanungsbezogenen Aktivitäten unterstützt. Das Arbeitselement 611 sorgt auch für die Entwicklung und Pflege der regionalen Modelle der MPO. Das Verkehrsprognosemodell ist ein wesentliches Planungsinstrument, das von der MPO verwendet wird, um verschiedene Verkehrsnetzalternativen und deren Auswirkungen zu entwickeln und zu testen. Das Modell wird auch verwendet, um die Auswirkungen des vorgeschlagenen Verkehrssystems auf die regionale Luftqualität zu bewerten. Der regionale Landnutzungsprognose- und Analyseprozess führt zu den sozioökonomischen Eingaben in das Verkehrsprognosemodell.
IV. Anforderungen an den Vorschlag
Alle Berater oder Beraterteams sind verpflichtet, einen Vorschlag im Rahmen dieser Ausschreibung vorzubereiten. Die Kosten für die Vorbereitung des Vorschlags sind keine erstattungsfähigen Kosten. Die Kosten für die Vorbereitung des Vorschlags liegen in der Verantwortung des Antragstellers und sind die Gesamtkosten des Antragstellers. Der gesamte schriftliche Vorschlag sollte nicht länger als fünfundzwanzig (25) Seiten sein. Eine Seite ist als eine Seite eines 8½” x 11” Blattes definiert; wir empfehlen das beidseitige Bedrucken mit einer Mindestschriftgröße von 12. Der Projektzeitplan kann als 11” x 17” erscheinen und zählt als eine einzige Seite.
Wir empfehlen dringend klare, prägnante und vollständige Informationen über jede Firma mit Schwerpunkt auf einzigartigen Qualifikationen und der Fähigkeit, Dienstleistungen von höchster Qualität zu bieten. Um als antwortend auf diese Ausschreibung angesehen zu werden, muss jeder Vorschlag den folgenden Anforderungen entsprechen. PPACG bevorzugt digitale Kopien der Vorschlagsanforderungen, jedoch werden auch gedruckte Kopien akzeptiert. Der potenzielle Berater soll:
- Eine (1) digitale Kopie des technischen Vorschlags mit allen Seiten fortlaufend nummeriert oder eine (1) gedruckte Kopie einreichen.
- Den Namen und die Adresse des Hauptberaters entweder in der E-Mail oder auf dem versiegelten Paket deutlich angeben.
Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen behält sich das Recht vor, alle Vorschläge abzulehnen und auf jede Formalität in den erhaltenen Vorschlägen zu verzichten, jeden oder alle Punkte im Vorschlag anzunehmen oder abzulehnen und Verträge im besten Interesse des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen zu vergeben.
Anforderungen
Der Vorschlag sollte zeigen, dass der Bewerber den Zweck und den Umfang der Arbeit, den Charakter der zu liefernden Produkte, die zur Lieferung erforderlichen Dienstleistungen und die spezifischen Aufgaben, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen ausgeführt werden müssen, versteht. Darüber hinaus muss der Bewerber die Qualifikationen zur Erbringung der geforderten Dienstleistungen nachweisen.
Der Bewerber soll einen detaillierten Leistungsumfang für das Projekt vorbereiten, der jeden der unten aufgeführten Punkte umfasst. Der Bewerber wird ermutigt, zusätzliche Leistungserfassungsaufgaben hinzuzufügen, die seiner Meinung nach einbezogen werden sollten. PPACG ist an unterschiedlichen kosteneffizienten Ansätzen zur Erledigung der Projektpunkte interessiert und der endgültige Leistungsumfang wird Gegenstand von Verhandlungen sein. Der ausgewählte Berater wird dafür verantwortlich sein, das Projekt aktiv zu managen und alle im Leistungsumfang aufgeführten Dienstleistungen zu erbringen.
Richtlinien
Der Vorschlag sollte die folgenden Informationen in der angegebenen Reihenfolge enthalten:
- Qualifikations- und Erfahrungsnachweis
- Referenzen
- Leistungsumfang (Projektansatz)
- Projektkosten
- Versicherungsschutz
Erforderliche Details
- Qualifikations- und Erfahrungsnachweis: Bewerber sollen ihre jüngste relevante Erfahrung mit den im Leistungsumfang aufgeführten Punkten beschreiben. Besonderer Wert sollte auf Projekte gelegt werden, die von den für dieses Projekt zugewiesenen Personen abgeschlossen wurden. Fügen Sie ein Organigramm für das vorgeschlagene Projektteam und die Interaktion des Teams hinzu.
- Referenzen: Geben Sie mindestens eine Referenz mit aktuellem Kontaktname(n) und Telefonnummer(n) an, für die der Berater in den letzten fünf (5) Jahren gearbeitet hat. PPACG-Mitarbeiter können Referenzen als Teil des Auswahlverfahrens kontaktieren.
- Leistungsumfang: Dieser Abschnitt sollte eine detaillierte Beschreibung des vorgeschlagenen Projektansatzes enthalten. Jeder der im Leistungsumfang aufgeführten Punkte muss angesprochen werden. Dieser Abschnitt soll eine Beschreibung der Aufgaben und Produkte enthalten, die im Zeitplan aufgeführt sind.
Der Leistungsumfang wird letztendlich Teil des Vertrags, entweder vollständig oder durch Verweis, werden. Er sollte auf spezifische und klare Weise sowohl das Verständnis des Bewerbers für das Projekt als auch den vorgeschlagenen Ansatz zur Erreichung der Ziele und zur Erfüllung der im Antrag auf Vorschlag beschriebenen Aufgaben beschreiben. - Projektkosten: Der potenzielle Berater soll ein Budget für den Abschluss der Arbeit vorlegen. Der Kostenvorschlag sollte alle Kosten enthalten, für die der potenzielle Berater bezahlt werden möchte, und eine Gesamtsumme für alle zu erbringenden Arbeiten, einschließlich aller Materialien, Ausrüstungen, Transportmittel oder anderer Dienstleistungen, die zur Erbringung der vorgeschlagenen Dienstleistungen erforderlich sind. Der Kostenvorschlag sollte die Gesamtkosten für die fortlaufende technische Unterstützung für PPACG-Mitarbeiter enthalten.
- Versicherungsschutz: Der potenzielle Berater soll eine Zusammenfassung des Versicherungsschutzes der Firma für umfassende allgemeine Haftpflicht, Berufshaftpflicht, Kfz-Haftpflicht und Arbeiterunfallversicherung vorlegen. Geben Sie die Deckungsgrenzen jeder Police an. PPACG erfordert während der Vertragslaufzeit eine Mindestdeckung von 1 Million US-Dollar für allgemeine Haftpflicht.
V. Auswahlverfahren für Berater
Überprüfung der Vorschläge
Der Vorschlag und das Team des Bewerbers werden anhand der folgenden Faktoren bewertet und eingestuft:
| Bewertungsfaktor | Verfügbare Punkte |
|---|---|
| Verständnis der Wünsche von PPACG für den Service und nachgewiesene Fähigkeit, die angegebenen Anforderungen und den Leistungsumfang zu erfüllen | 40 |
| Qualifikationen des für dieses Projekt zugewiesenen Personals des Bewerbers | 10 |
| Erfahrung des Bewerbers mit ähnlichen Projekten, die in Art, Größe und Komplexität vergleichbar sind | 20 |
| Nachgewiesene Fähigkeit des Teams des Bewerbers, effektiv zusammenzuarbeiten und mit Mitarbeitern von Regierungsbehörden zu arbeiten sowie öffentliche Gelder verantwortungsbewusst zu verwalten | 10 |
| Projektkosten | 20 |
| Gesamtsumme | 100 |
Die Vorschläge werden von einem Auswahlkomitee bewertet, das aus dem PPACG-Projektmanager, anderen PPACG-Mitarbeitern und Mitarbeitern der Mitgliedsregierungen (sofern verfügbar) besteht. PPACG behält sich das Recht vor, Klarstellungen zu einem eingereichten Vorschlag einzuholen und den Vorschlag auszuwählen, der das öffentliche Interesse am besten fördert. Das Auswahlkomitee wird entscheiden, ob ein Interview mit einer “Shortlist” von Bewerbern erforderlich ist.
Interviews
Falls erforderlich, kann eine Shortlist der am höchsten bewerteten Bewerber für Interviews ausgewählt werden. Interviews werden mit dem oben beschriebenen Auswahlkomitee geführt. Jedes Interview soll nicht länger als eine Stunde dauern. PPACG wird allen Interviewten dieselben Informationen und Fragen zur Verfügung stellen, um eine gleiche Bewertungschance zu gewährleisten.
Falls Interviews durchgeführt werden, werden auch diese bewertet. Das Auswahlkomitee kann am Ende der Interviews Überarbeitungen des Vorschlags von jedem der Bewerber verlangen. Falls es jedoch notwendig ist, Überarbeitungen der Vorschläge am Ende der Interviews anzufordern, werden alle interviewten Bewerber aufgefordert, Überarbeitungen einzureichen; und die Überarbeitungen werden entsprechend bewertet.
Interviews werden bewertet nach:
- Antworten auf bereitgestellte Fragen/Klärungen
- Fähigkeit, allgemeine Fragen zu beantworten
- Verlangte Überarbeitungen (falls zutreffend)
Vertragsvergabe
Diese Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verpflichtet PPACG in keiner Weise zur Vergabe eines Vertrags. PPACG behält sich das Recht vor, diesen Vertrag nicht unbedingt an den Bewerber mit dem vorteilhaftesten Preis zu vergeben, sondern an die Firma, die die beste Fähigkeit zur Erfüllung der Anforderungen dieses Antrags auf Vorschläge nachweist. PPACG wird die qualifizierteste Firma auswählen, die nachgewiesen hat, dass sie die Bedürfnisse und den Umfang der Studie versteht. Abgesehen von der Bekanntgabe des bestbewerteten Vorschlags bleiben die Bewertung und Rangordnung vertraulich.
Ein von PPACG vorbereiteter Vertrag wird mit dem ausgewählten Berater ausgehandelt. Falls ein Vertrag mit der bestbewerteten Firma nicht ausgehandelt werden kann, kann PPACG in Verhandlungen mit der zweithöchsten bewerteten Firma treten oder beschließen, neue Vorschläge anzufordern. Unmittelbar nach der Vergabe wird der Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit PPACG-Mitarbeitern mit der Planung beginnen, um die Erfüllung aller Verpflichtungen zu gewährleisten. PPACG behält sich das Recht vor, alle Vorschläge abzulehnen, die als Ergebnis dieser Ausschreibung eingegangen sind, mit jeder qualifizierten Quelle zu verhandeln, auf jede Formalität und technische Details zu verzichten oder den Antrag auf Vorschlag ganz oder teilweise zu stornieren, wenn dies im besten Interesse von PPACG ist.