Kommission für das Altern – 17. Juli 2024: Satzungsänderungen

DATUM: 17. Juli 2024

AN: Kommission für das Altern

VON:

Jared Verner, Öffentlichkeitsbeauftragter
Melissa Marts, Programmentwicklungsadministratorin

BETREFF: AKTUALISIERUNG DER SATZUNG

ERBETENE AKTION: Nur Information

ZUSAMMENFASSUNG

Der Verwaltungsrat des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen hat auf seiner Sitzung am 13. März 2024 neue Satzungen verabschiedet, die die Annahme eines eigenständigen Dokuments zu den Sitzungsverfahren beinhalteten. Dieses Dokument soll die Abläufe in den PPACG-Ausschüssen für mehr Konsistenz standardisieren.

Seit der Sitzung des Verwaltungsrats im März 2024 wird ein Sitz in der Kommission für das Altern, der einer Organisation zugewiesen war, nicht mehr benötigt.

Das Personal empfiehlt eine Änderung der Satzung der Kommission für das Altern, um das neue Dokument zu den Sitzungsverfahren und die Änderung der Mitgliedschaft zu berücksichtigen. Das Personal empfiehlt auch weitere Änderungen der Satzung:

Klarstellung, dass eine Sitzung stattfinden kann, wenn ein Quorum anwesend ist, auch wenn keine Beamten anwesend sind, und wie die Sitzung mit einem amtierenden Beamten stattfinden kann.
Definition eines Interessenkonflikts als persönlicher oder privater Interessenkonflikt.
Klarstellung der Mitgliedschaftsbedingungen und Bereitstellung einer Option für kleinere Einheiten zur Ernennung von Vertretern am Ende ihrer Amtszeit.
Festlegung einer Begrenzung der Anzahl der allgemeinen Mitglieder.
Angleichung zukünftiger Satzungsänderungen an die Anforderungen des Verwaltungsrats und die Möglichkeit, dass der Verwaltungsrat die Ausschusssatzung ändern kann.

Das Dokument zu den Sitzungsverfahren, das angenommen werden soll, würde den folgenden Prozess für zukünftige Ausschusssitzungen festlegen:

Sitzungsverfahren: Anstatt detaillierte Informationen zu den Sitzungsverfahren in die Satzung aufzunehmen, die jedes Mal aktualisiert werden müssten, wenn ein Sitzungsverfahren geändert wird, hat der Verwaltungsrat ein Verfahrensdokument angenommen, das für alle Ausschüsse bei PPACG gilt. Das Verfahrensdokument beinhaltet:
- Klarer definierte Erwartungen für die Fernteilnahme an Sitzungen für Mitglieder und die Öffentlichkeit.
- Kodifizierung eines Prozesses für öffentliche Kommentare.
- Verfahrensweise des Personals, wenn der Sitzungsort aufgrund von Wetter oder anderen Faktoren geändert wird.
- Der Verhaltenskodex für Mitglieder ist dem bestehenden Handbuch des Verwaltungsrats entnommen.

Als Anhänge sind das Dokument zu den Sitzungsverfahren, eine saubere Version der vorgeschlagenen Satzung und eine markierte Version der Satzung zum Vergleich beigefügt.

Das Personal nimmt Rückmeldungen zu den vorgeschlagenen Satzungsänderungen entgegen. Die aktuelle Satzung des Ausschusses erfordert eine 30-tägige Benachrichtigung der Mitglieder vor einer Abstimmung, was bedeutet, dass diese frühestens auf der Sitzung am 21. August 2024 angenommen werden können.

HINTERGRUND

Die Satzung der Kommission für das Altern des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen beschreibt den Zweck des Ausschusses, die Sitzungen, die Mitgliedschaft und die Beamten.

ANHANG/ANLAGEN

ZIELE DES STRATEGISCHEN PLANS

Bitte wählen Sie, auf welche Ziele des strategischen Plans dies zutrifft.

☒ Interessenvertretung: Als effektive Interessenvertretung für gemeinsame Themen dienen.

☒ Informationsaustausch: Als bedeutende Ressource für PPACG-Mitglieder dienen, um Informationen mit regionalen Partnern zu sammeln und auszutauschen.

☒ Altern: Den Zugang, das Bewusstsein, die Bildung und die Vernetzung von Senioren zu erweitern und zu fördern, um altersfreundliche Gemeinschaften zu unterstützen und einzelne Senioren zu stärken.

☐ Verkehr: Einen koordinierten und validierten Plan für Verkehrsbedürfnisse in der gesamten PPACG-Region aufrechterhalten und verbessern.

☒ Program Excellence: Weiterhin in den wesentlichen Bereichen von PPACG herausragend sein: Militärische Unterstützung, Umweltprogramme, Verkehr, Agentur für Alternde Menschen und regionale Kommunikation und Zusammenarbeit.