Kommission für das Altern – 17. Juli 2024: Satzungsänderungen – Dokument zu den Sitzungsverfahren

PIKES PEAK GEBIETSRAT DER REGIERUNGEN
SITZUNGSABLÄUFE

Verabschiedet am 13. März 2024

ZWECK

Der Zweck der Sitzungsabläufe des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen ist es, Leitlinien für die Ausschusssitzungen des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen bereitzustellen. Diese Verfahren werden veröffentlicht, um der allgemeinen Öffentlichkeit Informationen darüber zu geben, was sie bei öffentlichen Sitzungen des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen erwarten können. Alle Ausschusssitzungen des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen sind für die Öffentlichkeit und die Medien zugänglich, mit Ausnahme der geschlossenen Exekutivsitzungen des Verwaltungsrats.

Diese Verfahren sollen alle öffentlichen Sitzungen des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen abdecken. Jede Frage der parlamentarischen Verfahren wird gemäß der neuesten Überarbeitung der „Robert’s Rules of Order“ entschieden, es sei denn, sie stehen im Widerspruch zur Satzung des Ausschusses.

SITZUNGSBEKANNTMACHUNGEN

Alle Sitzungen, die unter das Colorado Open Meetings Law fallen, müssen ordnungsgemäß bekanntgegeben werden. Dies beinhaltet eine öffentliche Bekanntmachung spätestens 24 Stunden vor Beginn der Sitzung, die die Uhrzeit, das Datum, den Ort und entweder eine formelle Tagesordnung oder die Themen, die in der Sitzung behandelt werden, umfasst. Diese Bekanntmachungen werden an den Anschlagtafeln in der 15 S. 7th St. und der 14 S. Chestnut St. sowie online unter ppacg.org veröffentlicht.

FERNSITZUNGSBETRIEB

Die persönliche Teilnahme an Sitzungen wird bevorzugt, da dies die effektivste Plattform für Ausschussmitglieder und die Öffentlichkeit bietet, um die Punkte der Tagesordnung zu besprechen. Die Fernteilnahme über eine Video- oder Audiokonferenzplattform wird den Ausschussmitgliedern und der Öffentlichkeit als Bequemlichkeit angeboten, und Einzelpersonen, die sich aus der Ferne anschließen, sind dafür verantwortlich, die Ausrüstung und die Verbindung ordnungsgemäß zu pflegen, um eine Teilnahme zu ermöglichen.

Für Ausschussmitglieder, die aus der Ferne teilnehmen:

Es wird erwartet, dass die Kamera während der Sitzung eingeschaltet ist, um eine visuelle Bestätigung der Identität des abstimmenden Mitglieds zu gewährleisten. Dies wird während jeder geschlossenen Sitzung des Verwaltungsrats erforderlich sein.
Es wird erwartet, dass das Personal unter ppacg@ppacg.org informiert wird, um die Planung zu erleichtern. Ein Mitarbeiter wird den Vorsitzenden über Mitglieder, die aus der Ferne teilnehmen, informieren.

Das Personal steht vor Beginn der Sitzung zur Unterstützung und Schulung zur Verfügung, kann jedoch während einer laufenden Sitzung möglicherweise keine Unterstützungsanfragen mehr bearbeiten.

Links zur Fernteilnahme werden auf Anfrage an stimmberechtigte Mitglieder, an Personen, die sich zur öffentlichen Kommentierung anmelden, und an diejenigen, die einen Tagesordnungspunkt präsentieren, zur Verfügung gestellt. Wenn es die Technologie zulässt, werden Chat-Funktionen auf Vorstandsmitglieder und eingeladene Teilnehmer beschränkt.

ÖFFENTLICHER KOMMENTAR

Mitglieder der Öffentlichkeit sind eingeladen, an allen Sitzungen des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen teilzunehmen und während der dafür vorgesehenen Zeiten im Laufe der Sitzung Kommentare abzugeben. Um die öffentliche Interaktion bestmöglich zu erleichtern, gelten für alle Sitzungen die folgenden Richtlinien:

Die formellen Tagesordnungen enthalten ungefähre Zeiträume, um Anhaltspunkte dafür zu geben, wann ein Punkt vom Ausschuss behandelt werden kann, aber jeder, der einen Kommentar abgeben möchte, sollte jederzeit bereit sein. Eine Sitzung kann schneller oder langsamer verlaufen als erwartet, oder ein Tagesordnungspunkt kann nach Ermessen des Ausschusses neu geordnet werden.
Personen, die aus der Ferne Kommentare abgeben möchten, müssen sich vor Beginn der Sitzung anmelden. Die persönliche Teilnahme wird dringend empfohlen, und obwohl eine vorherige Anmeldung ebenfalls empfohlen wird, ist sie für Personen, die persönlich teilnehmen, nicht erforderlich.
Die Öffentlichkeit darf während ihrer Kommentarzeit keine Schilder oder Visualisierungen verwenden. Wenn ein Kommentator ein Handout für die Vorstandsmitglieder bereitstellen möchte, sollte dieses 24 Stunden vor der Verteilung an Mitglieder, die aus der Ferne teilnehmen, an den Organisator der Sitzung übermittelt werden.
Die öffentlichen Kommentare sind auf drei Minuten pro Tagesordnungspunkt begrenzt. Nicht genutzte Zeit kann nicht von anderen verwendet oder für andere Tagesordnungspunkte genutzt werden.
Die Zeit für öffentliche Kommentare ist eine Gelegenheit, zu einem Thema vor dem Ausschuss Stellung zu nehmen, sollte aber nicht dazu genutzt werden, um Fragen zu stellen. Ausschussmitglieder sind nicht verpflichtet, auf direkte Fragen zu antworten, die während der öffentlichen Kommentierung gestellt werden, können jedoch darauf reagieren, wenn sie dies wünschen.
Der Ausschuss behält sich das Recht vor, die Parameter für öffentliche Kommentare zu ändern, solange die Parameter inhaltsneutral bleiben.
Unterausschüsse, Exekutivausschüsse oder Workshops größerer Ausschüsse haben keine Zeit für öffentliche Kommentare.

ÄNDERUNG DES SITZUNGSFORMATS AUFGRUND VON WETTER- ODER ANDEREN FAKTOREN

Es gibt Situationen, in denen eine Sitzung aufgrund von Wetterbedingungen oder anderen Faktoren nur online abgehalten werden kann. Wenn die Möglichkeit besteht, dass eine Sitzung online verlegt wird, ist es das Ziel, mindestens 24 Stunden vor Beginn der Sitzung eine aktualisierte Bekanntmachung zu veröffentlichen, wie es vom Vorsitzenden in Absprache mit dem Personal des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen festgelegt wird.

Wenn eine Sitzung innerhalb eines 24-Stunden-Fensters nur online geändert wird:

Das Personal wird Updates zum Sitzungsstatus auf der Website und den Social-Media-Plattformen der Agentur sowie, falls möglich, an den physischen Anschlagtafeln in den Büros bereitstellen. Das Personal wird weiterhin versuchen, Unterstützung vor Ort zu leisten, wenn es die Umstände zulassen.
Die Anforderungen für öffentliche Kommentare zu Online-Kommentaren bleiben dieselben. Eine Registrierung wird weiterhin vor Beginn der Sitzung erforderlich sein.

VERHALTEN DER MITGLIEDER

Diese Richtlinien sollen vernünftige Erwartungen an das Verhalten der Mitgliedervertreter festlegen und beschreiben, wie Mitglieder einander, dem Personal, den Wählern und anderen, mit denen sie in Kontakt kommen, begegnen sollten. Zur Erleichterung der Bezugnahme wird in diesen Regeln der Begriff „Mitglied“ verwendet, um auf jeden Mitgliedervertreter oder einen benannten Stellvertreter zu verweisen.

Leitprinzipien

Probleme durch Konsens und Zusammenarbeit lösen.
Sicherstellen, dass alle interessierten Parteien während des gesamten Prozesses beteiligt werden.
Eine flexible Organisation sein, um den Bedürfnissen der Region in einer sich ständig verändernden Umgebung gerecht zu werden.
Kontinuierliches Streben nach Exzellenz und hohen Standards.
Eine regionale Perspektive entwickeln, die immer die Vielfalt unserer Bevölkerung und die individuellen Bedürfnisse und die Identität unserer Gemeinschaften berücksichtigt.
Vertrauen in die Organisation schaffen durch ethisches, respektvolles, ehrenwertes und ehrliches Verhalten des Ausschusses und des Personals.
Regionale Lösungen im Interesse unserer Wähler vorantreiben.
Teamarbeit und Offenheit nutzen, um vereinte, effektive und zeitnahe Anstrengungen für unsere Region zu erreichen.
Die Maßnahmen, Gespräche und Diskussionen des Vorstands sollten sich auf Themen und Programme im Rahmen der Aufgaben des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen konzentrieren.

Verhaltenskodex

Respekt

Alle Menschen werden respektiert, und alle Perspektiven werden berücksichtigt.
Offen für neue Ideen und Perspektiven sein.
Lokale Interessen vor dem Vorstand auf Faktenbasis darlegen.
Alle Bedenken und Meinungen zu jedem Thema während der Sitzung äußern.
Ehrlichkeit und Vertrauen unter den Mitgliedern und dem Personal vorleben.
Zuhören und beitragen, anstatt zu reagieren.
Vorbereitet und pünktlich zu den Sitzungen kommen.

Einheit

Mit individuellen Stimmen und für unsere lokalen Interessen eintreten, aber den Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen mit einer Stimme regieren.
Ein Gefühl der Gruppenverantwortung für die Leitung des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen und die Lösung regionaler Probleme pflegen.
Sich bemühen, die von dem Ausschuss beschlossenen Gesamtkonsensmaßnahmen zu unterstützen.
Unsere Energie und Ressourcen auf Bereiche konzentrieren, in denen der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen am effektivsten sein kann.
Auf Lösungen konzentrieren, die langfristige Vorteile für die Region bieten.
Sich auf strategische und politische Fragen konzentrieren und nicht auf administrative oder programmatische Angelegenheiten.
Mit Exzellenz regieren und die Organisation leiten und inspirieren, um Exzellenz zu erreichen.
Neue Mitglieder betreuen.
Gelegenheiten nutzen, um sich als positive Stimme in der Öffentlichkeit zu engagieren, indem wir uns stolz als Mitglieder des PPACG-Vorstands präsentieren.
Durch unser Handeln als Ausschuss ein effektives Regieren für den Rest des Gebiets vorleben.
Alle Entscheidungen und Richtlinien des Vorstands öffentlich kommunizieren.

Verhaltensregeln

Diese Verhaltensregeln dienen dazu, angemessene Erwartungen an das Verhalten der Mitgliedervertreter festzulegen und zu beschreiben, wie Mitglieder einander, dem Personal, den Wählern und anderen Personen gegenüber auftreten sollten, mit denen sie in Kontakt kommen. Zur besseren Verständlichkeit wird in diesen Regeln der Begriff „Mitglied“ verwendet, um jeden Mitgliedsvertreter oder benannten Stellvertreter zu bezeichnen.

Ethik der Mitglieder

Die Mitglieder sind verpflichtet, die geltenden Gesetze zur ethischen Verhaltensweise einzuhalten, einschließlich der Vorschriften zur Vermeidung von Interessenkonflikten, zum Verbot der Annahme unbefugter Geschenke und zum Verbot der unbefugten Nutzung oder Offenlegung vertraulicher Informationen, die dem Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen gehören. Mitglieder dürfen sich nicht an Aktivitäten beteiligen, die Amtsmissbrauch darstellen.

Verhalten der Mitglieder gegenübereinander in öffentlichen Sitzungen

Die Mitglieder sind Einzelpersonen, die zusammen mit ihren Mitgliedsjurisdiktionen eine Vielzahl von Werten, Positionen und Zielen vertreten. Trotz dieser Vielfalt wurden alle als Vertreter des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen ernannt, um die Interessen ihrer jeweiligen Jurisdiktionen zur Förderung der gegenseitigen regionalen Zusammenarbeit zu vertreten. In allen Fällen sollte dieses gemeinsame Ziel anerkannt werden, auch wenn Einzelpersonen und Mitgliedsjurisdiktionen nicht in allen Fragen übereinstimmen.

Die Rolle des Vorsitzenden respektieren: Es ist die Aufgabe der Vorsitzenden der Ausschüsse, die Kommentare der Mitglieder während der Sitzungen im Rahmen zu halten. Die Mitglieder sollten die Bemühungen des Vorsitzenden anerkennen, die Diskussion auf die aktuellen Tagesordnungspunkte zu konzentrieren. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Tagesordnung oder die Handlungen des Vorsitzenden sollten diese Einwände höflich und sachlich geäußert werden.
Höflichkeit und Anstand in Diskussionen und Debatten wahren: Schwierige Fragen, rigorose Herausforderungen einer bestimmten Sichtweise und Kritik an Ideen und Informationen sind legitime Elemente einer Debatte. Ein freies Diskussionsklima erfordert jedoch keine absichtlich einschüchternden, verleumderischen, drohenden, beleidigenden oder herabwürdigenden Kommentare oder Angriffe. Mitglieder sollten solche Äußerungen vermeiden.
Persönliche Kommentare vermeiden, die andere Mitglieder beleidigen könnten: Wenn ein Mitglied persönlich durch die Äußerungen eines anderen Mitglieds beleidigt wird, sollte das beleidigte Mitglied die tatsächlichen Worte notieren und einen „Antrag auf persönliche Erlaubnis“ stellen, um das andere Mitglied herauszufordern, sich zu rechtfertigen oder sich für die Äußerungen zu entschuldigen. Der Vorsitzende leitet die Diskussion.

Verhalten der Mitglieder gegenüber der Öffentlichkeit in öffentlichen Sitzungen

Hacer que el público se sienta bienvenido es una parte importante del proceso de reuniones públicas. No deben evidenciarse signos de parcialidad, prejuicio o falta de respeto por parte de los miembros individuales hacia una persona que participe en un foro público. Se debe hacer todo lo posible por ser justo e imparcial al escuchar el testimonio público.

Ser acogedor con los oradores. Aunque se pueden hacer preguntas para aclarar, el rol principal del miembro durante los comentarios públicos es escuchar.
Respetar el testimonio del orador. Los miembros deben ser conscientes de su actividad mientras otros están hablando y evitar expresiones faciales, comentarios u otras acciones que puedan interpretarse como burlas, incredulidad, enojo o aburrimiento.
Solicitar aclaraciones, pero evitar debates y discusiones con el público. Solo el presidente, no los miembros individuales, puede interrumpir a un orador durante una presentación. Sin embargo, un miembro puede solicitar ser reconocido para hacer preguntas de aclaración y puede solicitar al presidente un punto de orden si el orador se desvía del tema o exhibe un comportamiento o lenguaje que el miembro considere perturbador.

Conducta de los Miembros con el Personal del PPACG

Es ist wichtig, dass sich die Öffentlichkeit willkommen fühlt. Es dürfen keine Anzeichen von Parteilichkeit, Vorurteilen oder Respektlosigkeit seitens der einzelnen Mitglieder gegenüber Personen, die an einem öffentlichen Forum teilnehmen, sichtbar sein. Es sollte jeder Versuch unternommen werden, fair und unparteiisch bei der Anhörung öffentlicher Aussagen zu sein.

Sprecher willkommen heißen: Während Fragen zur Klärung gestellt werden dürfen, besteht die Hauptaufgabe der Mitglieder während der öffentlichen Kommentare darin, zuzuhören.
Respekt gegenüber den Aussagen der Sprecher: Mitglieder sollten sich ihrer eigenen Aktivitäten bewusst sein, während andere sprechen, und Gesichtsausdrücke, Kommentare oder andere Handlungen vermeiden, die als Schmunzeln, Unglauben, Wut oder Langeweile interpretiert werden könnten.
Klarstellungen anfordern, aber Debatten und Auseinandersetzungen mit der Öffentlichkeit vermeiden: Nur der Vorsitzende, nicht die einzelnen Mitglieder, kann einen Sprecher während einer Präsentation unterbrechen. Ein Mitglied kann jedoch darum bitten, anerkannt zu werden, um Klarstellungsfragen zu stellen, und den Vorsitzenden um einen „Antrag auf Ordnung“ bitten, wenn der Sprecher vom Thema abkommt oder ein Verhalten oder eine Sprache zeigt, die das Mitglied als störend empfindet.

Nichtdiskriminierung und Arbeitsplatzsicherheit

Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen verpflichtet sich, einen Arbeitsplatz frei von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen bereitzustellen. Es ist auch die Politik und Praxis des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen, Chancengleichheit in allen Personaltransaktionen sicherzustellen, ohne Rücksicht auf Alter (40 Jahre und älter), Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, Religion, Glaubensbekenntnis, Veteranenstatus, Nationalität, Abstammung, Behinderung, genetische Informationen, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder andere durch geltendes Bundes-, Landes- oder Kommunalrecht geschützte Status und ein sicheres Arbeitsumfeld zu fördern, das frei von Arbeitsplatzgewalt und Belästigung ist. Alle Beamten und Mitarbeiter des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen, einschließlich der Ausschussmitglieder, sind verantwortlich für und erwartet, sich gemäß den Richtlinien des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen zu verhalten, die Diskriminierung, Belästigung, Vergeltungsmaßnahmen und Arbeitsplatzgewalt verbieten. Mitglieder dürfen sich nicht an belästigendem, feindlichem oder drohendem Verhalten beteiligen, das solche Richtlinien verletzt. Verstöße gegen diese Richtlinien unterliegen den Compliance-Maßnahmen gemäß diesen Regeln und dem geltenden öffentlichen Recht.

Compliance

Diese Regeln stellen Standards für das angemessene Verhalten der Ausschussmitglieder dar, und die Ausschussmitglieder selbst haben die Hauptverantwortung dafür zu sorgen, dass die Erwartungen an angemessenes Verhalten verstanden und erfüllt werden. Die Vorsitzenden der Ausschüsse haben die zusätzliche Rolle, einzugreifen, wenn Handlungen von Mitgliedern, die Regelverstöße zu sein scheinen, zur Kenntnis gebracht werden. Mitglieder, die absichtlich und wiederholt die Regeln missachten oder schwerwiegende Verstöße gegen die Regeln begehen, können gerügt, getadelt, der zuständigen Regierungseinrichtung oder dem gewählten Beamten, der das Mitglied in den Ausschuss berufen hat, gemeldet werden, mit oder ohne die Aufforderung, das Mitglied zu ersetzen, oder anderen Sanktionen unterworfen werden.

Einzelne Mitglieder sollten dem betreffenden Mitglied wahrgenommene Verstöße gegen die Regeln aufzeigen. Wenn die Verstöße fortdauern oder ein Verstoß einen schwerwiegenden Regelverstoß darstellt, sollte die Angelegenheit dem Vorsitzenden gemeldet werden.