MANAGED-IT-DIENSTLEISTUNGEN FÜR DEN PIKES PEAK GEBIETSRAT DER REGIERUNGEN
Die Angebote sind bis zum Geschäftsschluss am 15. August 2024 einzureichen.
Kontakte:
Carol McBroom, Finanzdirektorin
Jesse Duncan, IT- & Web-Koordinator
Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen
15 S. 7th Street
Colorado Springs, CO 80905
TELEFON: (719) 471-7080
FAX: (719) 471-1226
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
Beschreibung der Organisation - Allgemeine Bestimmungen
Leistungsumfang - Finanzielles
- Angebotsformat
- Zeitplan für die Einreichung und Bewertung der Angebote
- Bewertungsverfahren und Kriterien
ABSCHNITT I: EINLEITUNG
Der Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen (PPACG) wurde 1967 nach dem Recht von Colorado als freiwillige Organisation kommunaler und Kreisregierungen gegründet, die einer regionalen Gemeinschaft dienen. Seit 50 Jahren arbeitet der PPACG daran, sicherzustellen, dass alle Gemeinden – große und kleine – ein Forum haben, um über Themen zu diskutieren, die ihre politischen Grenzen überschreiten, gemeinsame Chancen und Herausforderungen zu identifizieren und kollaborative Strategien für Maßnahmen zu entwickeln. Diese interkommunalen Beziehungen stützen das Konzept des Regionalismus und die Mission des PPACG.
Der PPACG ist jedoch keine lokale Regierungseinheit und hat keine Befugnis zu besteuern, Gesetze zu erlassen oder zu enteignen. Jede vom PPACG angenommene Richtlinie, Plan oder Programm muss auch von der Regierungsbehörde eines Mitgliedskreises oder einer Gemeinde angenommen werden, bevor sie diesen Kreis oder diese Gemeinde verpflichtet.
Zu den teilnehmenden Mitgliedern gehören die allgemeinen Regierungseinheiten von El Paso County, Park County, Teller County, Alma, Calhan, Colorado Springs, Cripple Creek, Fairplay, Fountain, Green Mountain Falls, Manitou Springs, Monument, Palmer Lake, Ramah, Victor und Woodland Park.
Eine der Hauptaktivitäten des PPACG ist die Planung. Der PPACG unterstützt lokal gewählte Beamte bei der koordinierten Entscheidungsfindung, die die Entwicklung aller geografischen Gebiete der Pikes Peak Region betrifft.
Programme des PPACG umfassen:
- Agentur für das Altern
- Verkehrsplanung
- Umweltplanung
- Regionale Wirtschaftsplanung
- Planung der militärischen Auswirkungen
- Verwaltung der Pikes Peak Rural Transportation Authority
Der PPACG dient auch als ausgewiesenes Repository für US-Volkszählungsdaten, verteilt Mittel für Transport- und Altersdienste, bietet technische Unterstützung für Mitgliedsregierungen und bewertet die Auswirkungen von Gesetzen und Vorschriften auf lokale Regierungen.
Verschiedene Bürger- und technische Beratungsausschüsse sind ein integraler Bestandteil der Programme des PPACG und geben laufend Empfehlungen an den Verwaltungsrat des PPACG.
Mitgliedsbeiträge lokaler Regierungen, kombiniert mit staatlicher und bundesstaatlicher Finanzierung, helfen, die Arbeit des PPACG zu erreichen.
BESCHREIBUNG DER ORGANISATION, DER DIENSTLEISTUNGEN ZUR VERFÜGUNG GESTELLT WERDEN
er Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen ist ein regionaler Planungsausschuss. Er wurde 1967 nach den Colorado-Gesetzen über Regionalplanung (CRS 30-28-105) und zwischenstaatliche Verträge (CRS 29-1-203) gegründet. Die Mitgliedschaft im PPACG steht allen allgemeinen lokalen Regierungen in der Pikes Peak Region offen.
Das IT-Personal des PPACG ist in den Büros des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen ansässig, die sich in der 15 South 7th Street, Colorado Springs, CO 80905 befinden. Herr Jesse Duncan ist der IT- & Web-Koordinator und Frau Carol McBroom ist die Finanzdirektorin. IT-Funktionen werden in einem Windows-AD-Netzwerk und auf Windows-basierten Computersystemen unter Verwendung verschiedener kommerzieller Softwarepakete wie Microsoft 365, Adobe Creative Cloud und ArcGIS Desktop in den oben genannten Büros sowie remote ausgeführt.
ABSCHNITT II: ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Der Verwaltungsrat des Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen (PPACG) behält sich das Recht vor, alle eingegangenen Vorschläge abzulehnen. Der PPACG haftet nicht für Kosten, die vor der Ausstellung eines Vertrags anfallen. Die Einreichung eines Vorschlags stellt eine Vereinbarung dar, dass der Anbieter keine aktuellen Interessenkonflikte mit dem Leistungsumfang hat. Weiterhin stimmt der Anbieter im Falle einer Vertragsvergabe zu, dass er kein Interesse erwerben wird, das mit der Erbringung von Prüfungsdienstleistungen für den PPACG in Konflikt steht. Finanzielle Verpflichtungen des PPACG nach dem laufenden Haushaltsjahr sind abhängig davon, dass Mittel für diesen Zweck bewilligt, budgetiert und anderweitig zur Verfügung gestellt werden.
LEISTUNGSUMFANG
Der Leistungsumfang des zukünftigen Engagements umfasst die Bereitstellung von Managed-IT-Dienstleistungen für den Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen. Der Vertrag beginnt am 1. November 2024 und endet am 31. Oktober 2027, mit einer Option auf eine Verlängerung um weitere drei (3) Jahre nach alleinigem Ermessen des PPACG. Das ausgewählte Unternehmen wird erwartet, die angeforderten Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten IT-Prinzipien zu liefern.
Angeforderte Produkte und Dienstleistungen:
- Antivirus-Software und -Management (derzeit SentinelOne)
- Bereitstellung von Hardware-Angeboten nach Bedarf
- HIPAA-Compliance-Training und -Management (aktuelles System: The Guard)
- Verwaltung von Microsoft-Lizenzen für Windows, Server und O365
- Verwaltung der VoIP-Lizenzen für das Zultys-Telefonsystem
- Verwaltung der Lizenzen für Firewall und VPN (aktuelles System: SonicWall)
- Helpdesk-Support für ca. 50 Benutzer
- Fernzugriff und Online-Asset-Management (RMM)
- Verwaltung von lokalen und externen Backups
- Verwaltung des drahtlosen Netzwerks
- 24/7 automatisierte Überwachung von Netzwerk, Servern und Arbeitsstationen
Servicezielerwartungen:
- Serviceanfragen sollen innerhalb von 1 Stunde beantwortet werden, und die Lösungszeit hängt von der Schwere des Problems ab:
- <4 Stunden für kritische Anfragen
- 4-8 Stunden für hochpriorisierte, aber nicht kritische Anfragen
- 16-24 Stunden für mittelpriorisierte Anfragen
- 24-48 Stunden für niedrigpriorisierte Anfragen
ABSCHNITT III: FINANZIELLES
- Beschreiben Sie die Preisgestaltung, die Sie normalerweise für Ihre Standarddienstleistungen verwenden.
- Bitte geben Sie die Kosten für die folgenden Dienstleistungen an, einschließlich des Haupttreibers jeder Kosten und ob diese in einem Standardkostensatz pro Einheit enthalten sind oder auf Ad-hoc-Basis berechnet werden.
- Technologie-Roadmap
- Lösungsdesign
- Netzwerk- und E-Mail-Systemüberwachung
- Fernbackup
- Bedarfsgerechte IT-Schulung
- Managed Cyber Security
- Beschaffungsmanagement
- Technischer Support, einschließlich Fernunterstützung für Benutzer
- Berichterstattung und Kommunikation
- IT-Richtlinienüberprüfung und -entwicklung
- Implementierungsplanung und -anleitung
- PC-Bereitstellung
- Vor-Ort-Implementierung von Geschäftsanwendungen
- Asset-Inventar-Management
- Software-Lizenzverwaltung
- Bieten Sie Servicepakete an und wenn ja, beschreiben Sie die Auswirkungen dieses Bündelns auf die Preisgestaltung?
ABSCHNITT IV: ANGEBOTSFORMAT
Zwei Kopien des Angebots und des Dollar-Kostenangebots, die Folgendes umfassen:
- Titelseite, die zeigt, dass das Angebot für den PPACG bestimmt ist; Name des Unternehmens; Name, Adresse und Telefonnummer der Kontaktperson; und das Datum des Angebots.
- Antworten auf diese RFP sollten 10 Seiten ohne Anhänge nicht überschreiten. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Seiten in den Anhängen, aber die Antwortenden werden gebeten, sie kurz zu halten.
- Inhaltsverzeichnis
- Anschreiben, das kurz das Verständnis des Anbieters für die zu erledigende Arbeit, die Verpflichtung zur Ausführung der Arbeit, eine Erklärung, warum das Unternehmen glaubt, am besten geeignet zu sein, das Engagement zu erfüllen, und eine Erklärung, dass das Angebot fest und unwiderruflich ist, darstellt.
- Erfahrungen mit lokalen Regierungsbehörden – Namen, Daten, Kontakte (mit Telefonnummern und Adressen).
- Technische Angebote sollten die Qualifikationen, Kompetenz, Verfügbarkeit und Kapazität des Unternehmens in Übereinstimmung mit den Anforderungen dieser RFP demonstrieren.
- Das Angebot sollte die Größe des Unternehmens, die Größe des Kundenserviceteams des Unternehmens, den Standort des Büros, von dem aus die Arbeit an diesem Engagement durchgeführt wird, und die Anzahl und Art des professionellen Personals, das für dieses Engagement eingesetzt wird, angeben.
- Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter in Ihrer Organisation an. Wie viele davon sind für das Account-Management und/oder den technischen Support zuständig?
- Werden Sie Komponenten der vorgeschlagenen Lösung an Dritte weitervergeben? Wenn ja, beschreiben Sie die zu vergebenden Komponenten und geben Sie Einzelheiten zu Vereinbarungen mit dem beauftragten Unternehmen/Personen sowie eine Zusammenfassung der bisher erfolgreich abgeschlossenen Arbeiten an.
- Das Unternehmen sollte eine positive Erklärung abgeben, dass das Unternehmen und alle wesentlichen Fachkräfte, die diesem Projekt zugewiesen sind, ordnungsgemäß ausgebildet und/oder lizenziert sind, als Managed Service Provider in Colorado tätig zu sein.
- Detaillierter IT-Projekt-Übergangsplan erforderlich.
ABSCHNITT V: ZEITPLAN FÜR DIE EINREICHUNG UND BEWERTUNG DER ANGEBOTE
- Diese RFP wird beworben und an Firmen und Einzelpersonen verteilt, die bekanntermaßen Interesse an der Erbringung dieser Dienstleistungen haben.
- Fragen müssen bis zum 1. August 2024 eingereicht werden, um bis zum 8. August 2024 beantwortet zu werden. Bitte senden Sie Fragen per E-Mail an: Carol McBroom (cmcbroom@ppacg.org)
- Zwei (2) Kopien der Angebote müssen bis zum Geschäftsschluss (17:00 Uhr) am 15. August 2024 eingereicht werden an:
Carol McBroom, Finanzdirektorin
Pikes Peak Gebietsrat der Regierungen
15 S. 7th Street, Colorado Springs, CO 80905
Verspätete Angebote werden nicht berücksichtigt.
- Die Auswahl wird getroffen, und der IT-Dienstleistungsvertrag soll am 1. November 2024 beginnen. Die Vertragslaufzeit soll bis zum 31. Oktober 2027 dauern, mit einer möglichen Verlängerung um weitere drei Jahre.
ABSCHNITT VI: BEWERTUNGSVERFAHREN UND KRITERIEN
Das Personal wird alle Einsendungen zusammenfassen. Die Angebote werden bewertet, und eine Firma wird basierend auf der besten Kombination aus Erfahrung, Qualifikationen und Kosten zur Erbringung der angeforderten Dienstleistungen ausgewählt.
VERGABE DES VERTRAGS
Der PPACG behält sich das Recht vor, diesen Vertrag nicht unbedingt an das Unternehmen mit dem vorteilhaftesten Preis zu vergeben, sondern an das Unternehmen, das die beste Fähigkeit zur Erfüllung der Anforderungen dieser Ausschreibung nachweist. Der PPACG wird das Unternehmen auswählen, und ein vom PPACG vorbereiteter Vertrag wird mit dem erfolgreichen MSP-Unternehmen verhandelt. Im Falle, dass ein Vertrag nicht mit dem bestbewerteten Unternehmen ausgehandelt werden kann, kann der PPACG Verhandlungen mit dem zweitbestbewerteten Unternehmen aufnehmen oder der PPACG kann sich entscheiden, neue Vorschläge einzufordern. Unmittelbar nach der Bekanntgabe der Vergabe wird der Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit dem PPACG-Personal mit der Planung beginnen, um die Erfüllung aller seiner Verpflichtungen sicherzustellen.